Ihre perfekte E-Mail Signatur

E-Mail Signaturen sind ein wesentlicher Bestandteil einer E-Mail und sollen Ihrem Kommunikationspartner immer sofort die wichtigsten Informationen auf einem Blick anbieten. Außerdem vermittelt eine professionelle E-Mail Signatur Qualität sowie auch Ihre Firmenidentität. So können Sie in Ihrer Signatur die CI (Corporate Identity) – also ihr einheitliches Ordinationsdesign – mit der passenden Schrift, Farbe oder dem Logo einbauen. 

Stellen Sie also sicher, dass nicht nur Ihre eigene E-Mail Adresse eine Signatur besitzt, sondern auch die Ordinationsadresse, von der aus Sie mit Ihren PatientInnen kommunizieren (sofern Sie eine besitzen). Optimaler Weise sehen alle E-Mail Signaturen gleich aus, lediglich Name und Kontaktadresse können variieren.

Was sollte Ihre E-Mail Signatur unbedingt beinhalten?

• Titel, Vorname, Nachname
• Ihre Fachrichtung bzw. den Aufgabenbereich Ihrer Angestellten (zum Beispiel Patientenmanagement)
• Vollständige Anschrift 
• Telefonnummer 
• E-Mail Adresse

Wir empfehlen weitere Zusätze:

• URL zur eigenen Website
• Logo
• Links zu Ihren Social Media Profilen (optimal mit verlinkten Symbolen)

Worauf sollten Sie achten?

• Einheitliches Design – nutzen Sie das Design, das Sie auch auf Ihrer Website verwenden
• Stellen Sie sicher, dass Sie dieselbe Schriftart wie auf Ihrer Website verwenden
• Verwenden Sie unbedingt auch die selben Farben wie auf Ihrer Website
• Achten Sie trotzdem darauf, nicht zu viele Farben zu verwenden. Eine E-Mail Signatur soll schlicht wirken und nicht zu verspielt.
• Heben Sie Ihren Namen hervor, indem Sie ihn “fett” schreiben, eventuell mit einer Farbe versehen und die Schriftgröße etwas größer als den restlichen Text einstellen
• Achten Sie bei Links darauf, dass diese “schön” sind. Heißt: Hinterlegen Sie den vollständigen Link hinter einem kürzeren Text.
• Testen Sie Ihre Signatur und stellen Sie sicher, dass der Text nicht verrutscht
• Testen Sie, ob alle Links funktionieren und auf die richtige Seite leiten.

Wichtig: Aktivieren Sie Ihre Signatur auch für all Ihre Mobilgeräte, sodass sie auch beim Schreiben einer Mail auf Ihrem Handy automatisch erscheint.

Wie erstelle ich meine E-Mail Signatur?

Wie Sie Ihre E-Mail Signatur einstellen oder ändern, hängt ganz von Ihrem E-Mail Anbieter ab und ist in der Regel in nur wenigen Minuten und mit wenigen Klicks erledigt. Wir haben Ihnen Links zu den Anbietern der am häufigsten verwendeten E-Mail Programme herausgesucht. Dort finden Sie eine genaue Anleitung, wie Sie Ihre Signatur bearbeiten können.

• Apple Mail
• Microsoft Outlook
• Gmail 
• GMX
• Web.de
• Mozilla Thunderbird
• Yahoo Mail